Техническа помощ за обезпечаване на разходите свързани с управлението, индексирането, съхранението и внедряването на електронен архив

ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ

 

 Обща стойност на проекта: 815 820 лв. 

Нивото на административния капацитет и материално-техническата осигуреност са определящи фактори за качеството на проектите и обезпечаването на високи нива на усвояване на финансови ресурси от структурните инструменти на ЕС. Настоящият проект е насочен към подкрепа на ДП НКЖИ и цели подобряване на процесите по управление на дейностите, изпълнявани от компанията, както и осигуряване на прозрачност на дейностите по подготовка, изпълнение и експлоатация на проектите за железопътна инфраструктура, изградени със средства от Европейските фондове. Организацията на основните процеси на работа с документите ще подпомогне високите изисквания за надеждното използване и управление на информацията.

В тази връзка са обособени помещения, за които е необходимо да бъде доставено основно и допълнително оборудване.

Директното подпомагане на техническия капацитет на Възложителя може да се постигне чрез оптимизиране на регистрирането, индексирането и съхранението на архива и въвеждането му в електронен формат. Това може да бъде постигнато с изпълнението на следните дейности:

  •  Доставка, внедряване, обучение и поддръжка на софтуер за електронен архив и софтуер за управление на физически архив;
  •  Доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на основно оборудване;
  • Проектиране, доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на допълнително оборудване.

 

Цели на проекта

  • Обособяване на архивно помещение и създаване на ефикасна организация за съхранение и архивиране на документацията за проекти по ОПТТИ, съгласно изискванията на оперативните програми, което е предпоставка за повишаване качеството на изпълнение на дейностите по управление на проектите и усвояемостта на финансови средства от Европейските фондове.
  • Оптимизация на процесите по регистриране, класифициране и съхранение на документация, както и създаване на електронен архив на проектите по ОПТТИ, чрез което ще бъде създадена ясна одитна пътека, в която да бъдат проследими административните, финансови и строителни процедури при изпълнението на всеки проект.
  • Прилагане на превантивна мярка срещу налагане на финансови санкции от ЕК за проектите, финансирани по ОПТТИ, чрез създаване на надеждна система за регистриране, класифициране и съхранение на документация, както и въвеждане на електронен архив на проектите по ОПТТИ.
  • Постигане на прозрачност в управлението на Бенефициента и въвеждане на добри стопански практики, чрез въвеждане на електронен формат на архива и предотвратяване на евентуално загубване или унищожаване на хартиения формат.
  • Подобряване ефективността на управление на проектите по ОПТТИ, чрез въвеждане на електронен архив на документацията по проекта и възможностите за бърз, удобен и надежден начин за преглед на цялата документация, кореспонденция и разработки по проектите.